Komunikasi dan Organisasi

William V. Hanney dalam sebuah karya bukunya : ‘Communication and Organizational Behavior’ mengatakan sbb: ‘Organization consists of a number of people, it involves interdependence, interdependence calls for coordination, and coordination requires communication’. Jika kita terjemahkan secara bebas sbb: ‘Organisasi itu terdiri dari sekumpulan orang yang di dalamnya terdapat saling ketergantungan satu sama lainnya, karenanya memerlukan koordinasi dan koordinasi itu syarat akan adanya komunikasi’. Karena itu, Komunikasi merupakan sine qua non dalam organisasi (Effendy, 1986).

Interaksi yang harmoni diantara anggota organisasi, baik yang bersifat timbal – balik (two way communication) maupun yang bersifat horisontal dan vertikal itu dikarenakan adanya Komunikasi. Misalnya, seorang pimpinan organisasi atau manager harus mampu memilih satu dari berbagai metode dan teknik komunikasi yang disesuaikan dengan komunikasi yang akan dilancarkan. Jika tidak mampu, hampir dapat dipastikan akan terjadi dis-harmoni atau setidaknya komunikasi akan berlangsung kurang efektif.

Henry Mintzberg dalam sebuah karyanya yang berjudul : ‘The Manager’s Job : folklore and fact’ mengatakan sbb : ‘wewenang formal manager menyebabkan timbulnya peranan antar persona (interpersonal roles), yang seterusnya menyebabkan adanya peranan informasional (informational roles), yang pada akhirnya seorang Manager harus memiliki kemampuan memutuskan (decision)’.

Peranan antar persona (interpersonal roles). Wewenang yang formal yang dimiliki oleh seorang Manager secara langsung akan menimbulkan tiga peranan sbb:

1.      Peranan tokoh (figurehead role): Seorang Manager dipandang sebagai seorang tokoh, karenanya ia meski bisa memimpin dan melakukan tugas ceremonial yang mau tidak mau harus dijalankan, misalnya memimpin rapat, memimpin upacara, membuka seminar, bahkan memberikan sambutan pada acara suka dan pada acara duka.

2.      Peranan Pemimpin (leader role). Sebagai seorang pemimpin atau manager tentunya bertanggungjawab atas lancar tidaknya pekerjaan yang dilakukan bawahannya atau yang dikenal sebagai tugas ‘pengorganisasian’ (organizing).

Henry C. Lindgren mengatakan sbb: ‘jika seorang Manager ingin menjadi seorang yang bener-bener pemimpin atau menjadi pemimpin sejati, maka ia harus mampu melaksanakan kepemimpinannya secara efektif’ (Effendy, 1986).

Pertanyaan : Bagaimanakah menjadi seorang pemimpin yang efektif dalam sebuah organisasi ?  

Menjadi seorang pemimpin harus memiliki kemampuan komunikasi yang handal, yakni mampu menggerakkan anggota organisasi secara produktif dengan kesadarannya sendiri, dengan kegairahan, dan dengan kegembiraan yang didasari oleh rasa senang.

3.      Peranan penghubung (liaison role). Peranannya sebagai penghubung, seorang Manager melakukan komunikasi di luar jalur komando vertikal, baik formal maupun informal.

                        Hasil penelitian Henry Mintzberg dan juga hasil penelitian Rosemary Stewart mengatakan sbb: Para Manager menghabiskan waktunya untuk berhubungan dengan orang di luar organisasinya, sama dengan waktu yang dipergunakan untuk berhubungan dengan bawahannya.

Peranan Informasional (informational role). Seorang Manager berfungsi bagaikan ‘pusat saraf’ (nerve center), karena ia berada ditengah-tengah jaringan kontak dengan semua pihak dalam organisasi. Seorang Manager mengetahui lebih banyak mengenai organisasinya daripada siapapun juga. Ia juga mengkomunikasikan banyak informasi ke luar, yang oleh bawahannya kurang dilakukan, sebaliknya ia menerima banyak informasi dari luar yang oleh bawahannya jarang diperoleh.

Peranan memutuskan (decisional role). Informasi merupakan sumber bagi pengambilan keputusan. Dalam kewenangannya yang formal, seorang Manager dapat melakukan kegiatan-kegiatan yang baru dan penting.

Terdapat empat peran yang mencakup peranan memutuskan (decision role) sbb:

1.      Peranan pengendalian gangguan (disturbance handler role). Seorang Manager dengan sendirinya menanggapi setiap tekanan yang menimpa dirinya, baik dari dalam maupun dari luar organisasi. Misalnya, adanya kejadian yang terjadi diluar apa yang diperkirakan, seperti adanya buruh mogok atau tiba-tiba LSM melakukan demo. Kejadian – kejadian ini tidak diperkirakan sebelumnya. Timbulnya gangguan bukan saja disebabkan karena Sang Manager kurang tanggap terhadap situasi dan kondisi organisasi, tetapi karena memang sulit untuk bisa dibayangkan sebelumnya. Konsekuensi-konsekuensi apa saja yang akan muncul akibat  kebijakan atau kegiatan tertentu.  

2.      Peranan entrepreneur (entrepreneur role). Seorang Manager tentunya berusaha memajukan organisasinya dan mengadakan penyesuaian terhadap perubahan kondisi lingkungannya. Ia senantiasa memandang ke depan untuk mendapatkan gagasan – gagasan baru. Jika sebuah gagasan muncul, maka ia mengambil prakarsa untuk mengembangkan dan mengkomunikasikan kepada seluruh anggota organisasi.

3.      Peranan Perunding (negotiator role). Peranan ini sangatlah menonjol, karena seorang Manager mempunyai wewenang untuk menangani sumber-sumber organisasional pada waktu yang tepat dan ia juga merupakan ‘pusat jaringan informasi’.

Leonard Sayles  dalam Effendy (1986) mengatakan bahwa fungsi perundingan sudah menjadi pandangan hidup (way of life) seorang Manager. Seorang Manager harus mampu melakukan perundingan, dengan perundingan-perundingan kerjasama sangatlah dimungkinkan sebuah organisasi akan lebih cepat maju. Perundingan itu tentunya mensyaratkan adanya kemampuan komunikasi.

4.      Peranan Penentu Sumber (resource allocater role). Seorang Manager memiliki tanggungjawab untuk memutuskan suatu pekerjaan, kemudian apa yang harus dilakukan, siapa yang akan melaksanakan, dan bagaimana pembagian kerja dilangsungkan. Dengan kewenangannya, seorang Manager dapat memastikan keputusan-keputusan penting.

Oleh : Prijana